BigBlueButton: Räume erstellen und verwalten

In BigBlueButton ist es möglich, Räume für verschiedene Zwecke einzurichten. Dies könnten zum Beispiel verschiedene Klassen, Gruppenarbeiten, Fachkonferenzen, Arbeitsgruppen sein.

Um einen Raum zu erstellen, musst du dich auf der Startseite von BigBlueButton befinden. Dort wirst du automatisch nach der Anmeldung hingeleitet. Ansonsten drückst du oben rechts auf Startseite.

Hier siehst du deine Räume. Zu Beginn befindet sich hier nur der Startraum. Um einen neuen Raum zu erstellen, klickst du einfach auf die Fläche mit dem weißen Plus im blauen Quadrat und der Beschriftung Raum erstellen.

Im nun auftauchenden Menü kannst du oben den Raumnamen eingeben und darunter optional einen Raumzugangscode generieren. Der Raumzugangscode ist ein Passwort für den Raum, den du den Teilnehmer*innen schicken musst, falls du diesen erstellst.

Darunter findest du noch weitere Einstellungsmöglichkeiten, welche dir im Folgenden genauer erklärt werden.

Um Raumeinstellungen vorzunehmen hast du zwei Möglichkeiten:

1. Du bist gerade dabei, den Raum zu erstellen und bist deswegen automatisch in die Raumeinstellungen gelangt.
2. Du willst gerne nachträglich etwas verändern: Dazu klickst du auf die drei Punkte rechts in der Kachel des Raumes dessen Einstellungen du verändern willst.

WICHTIG: Um deine Einstellung zu speichern, musst du unten auf Raum aktualisieren drücken. Willst du den Vorgang abbrechen, dann klicke einfach irgendwo neben das Kästchen oder drücke ESC auf deiner Tastatur.

Gib hier den gewünschten Raumnamen ein. Zu empfehlen ist ein eindeutiger Namen für dich und deine Teilnehmer*innen. Beispielsweise könntest du für ein Fach in einer Klasse dein Kürzel mit dem Fach und der Klasse angeben (Kürzel Fach Klasse) oder du könntest die Fachkonferenz mit dem Fach kombinieren (Fachkonferenz Fach).

Der Raumname ist jederzeit veränderbar. Der Raumlink ändert sich dadurch nicht.

Der Raumzugangscode soll verhindern, dass Unbefugte mit dem Raumlink deine Konferenz betreten können und soll daher immer eingestellt werden. Die Teilnehmer*innen müssen, nachdem sie den Raumlink eingegeben haben, noch den Raumzugangscode eingeben, um deiner Konferenz beizutreten. Den Raumzugangscode kann man jederzeit ändern und damit den Raumlink behalten.

Der Raumzugangscode kann dadurch generiert werden, indem man die zwei Würfel links im Feld drückt. Dadurch wird ein zufälliger Code erzeugt.

Will man den Raumzugangscode ändern, drückt man einfach erneut auf die zwei Würfel.
Als Tipp: Nutzt dies aus, um leicht einzugebende Links zu erzeugen (z.B. durch wenige unterschiedliche Zahlen wie 004401 oder einfache Eingaben auf dem Numpad wie 15963).

Will man den Raumzugangscode wieder löschen, reicht ein Klicken des Mülleimersymbols rechts im Feld

Aktivierst du diesen Schalter, werden alle Teilnehmer*innen beim Betreten der Konferenz stummgeschaltet.

WICHTIG: Diese Stummschaltung ist nicht dauerhaft - die Teilnehmer*innen können ihre Mikrofon jederzeit aktivieren, indem sie das Mikrofonsymbol unten drücken. Für eine dauerhafte Stummschaltung siehe dieses Video .

Diese Stummschaltung hat folgende Vorteile:

• Oftmals haben sich zu Beginn einer Konferenz die Teilnehmer*innen noch nicht vollständig vorbereitet und daher sind manchmal schon Stimmen oder Geräusche vom Einrichten des Mikrofons o.Ä. zu hören. Unruhe kann damit zu Beginn einer Konferenz vermieden werden.
• Manchmal haben Teilnehmer*innen Verbindungsabbrüche und müssen daher häufiger der Konferenz beitreten. Dies ist öfters mit den oben genannten geräuschvollen Störungen verbunden. Auch hier zeigt sich der Nutzen der Funktion.

Allerdings hat die Stummschaltung auch Nachteile:

• Bei medienunerfahrenen Teilnehmer*innen kann der Eindruck entstehen, etwas stimme nicht mit der Technik, da das Mikrofon keine Stimme überträgt. Hier wäre es sinnvoll bereits vor der Konferenz auf diese Funktion hinzuweisen und zu erklären, dass man sich durch das Drücken des Mikrofonsymbols am unteren Bildrand wieder hörbar machen kann.

Aktiviert man diese Einstellung geschieht aus Teilnehmer*innen-Perspektive folgendes:

1. Sie folgen wie gewohnt dem Link, geben ggf. den Raumzugangscode ein und tippen ihren Anzeigenamen ein.
2. Die Teilnehmer*innen werden in einen Warteraum geschickt in welchem folgendes zu lesen ist: „Please wait for a moderator to approve you joining the meeting.“ - Dies kann gerade bei Jüngeren und Englischanfängern zu Irritation führen, also am besten vorher ankündigen.
3. Dort warten die Teilnehmer*innen bis sie von einem Moderator zur Konferenz zugelassen werden.

Dies bedeutet, dass die Einstellung den Effekt hat, dass jemand trotz Link und Raumzugangscode nicht direkt der Konferenz beitreten kann. Zuerst müssen die Teilnehmer*innen von einem Moderator zugelassen werden.

Der Vorteil dieser Funktion ist immens: Selbst wenn jemand mit Zugangscode stören möchte, kann man diese Person problemlos dadurch fernhalten. Provozierte Störungen können dadurch effizient vermieden werden.

Aus Lehrer*innen bzw. Perspektive des Moderators geschieht nach Starten der Konferenz folgendes:

1. Möchte jemand an der Konferenz teilnehmen, erscheint oben rechts für kurze Zeit eine Information darüber. Zugleich taucht links unterhalb der Notizen eine neue Kategorie namens Teilnehmerverwaltung. Hier erkennt man an der Ziffer, wie viele Teilnehmer*innen darauf warten, die Konferenz betreten zu dürfen.
2. Nun muss ein Moderator (in der Regel die Lehrkraft), auf Wartende Teilnehmer direkt unterhalb der Teilnehmerverwaltung klicken.
3. Dort gibt es oben vier Optionen:
   1. Alle Autorisierten erlauben: Damit werden alle Teilnehmer*innen zugelassen, die zuvor schon autorisiert wurden und die sich in der Warteliste befinden.
   2. Alle Gäste erlauben: Alle Teilnehmer, die dem Link gefolgt sind und kein Konto haben, gelten als Gäste. Das bedeutet, dass alle Schüler*innen Gäste sind. Drückt man auf diesen Schalter, wird also allen Schüler*innen in der Warteliste automatisch der Zutritt gewährt.
   3. Alle erlauben: Diese Funktion erlaubt allen Autorisierten und allen Gästen in der Warteliste den Zutritt.
   4. Alle verweigern: Dies bedeutet, dass allen wartenden Teilnehmer*innen der Zutritt zur Konferenz verweigert wird.
   5. Diese Einstellungen kann man zudem mit einem Häkchen bei Auswahl für die Zukunft speichern kombinieren. Möchte man also dauerhaft den Zugang verwehren, weil beispielsweise schon alle anwesend sind, kann man Alle verweigern mit Auswahl für die Zukunft speichern ergänzen.
4. Darunter werden dann alle wartenden Teilnehmer*innen aufgelistet. Es erscheint die Nummer auf der Warteliste mit dem Anzeigenamen. Dahinter hat man dann die zwei Optionen,
   1. Accept zu drücken, um den*die betreffende Teilnehmer*in in die Konferenz zu lassen oder
   2. Deny zu drücken, um den Beitritt zu verweigern.

Mögliche Szenarien:
Bei allen Szenarien empfiehlt es sich, vorher den Teilnehmer*innen deutlich zu kommunizieren, dass Namen verwendet werden müssen, welche ihre Identität feststellen lassen. Werden falsche oder erfundene Namen verwendet, sollte die Regel angewendet werden, dass diese Person nicht mehr teilnehmen darf.

• Sprechzeiten: Möchte man Sprechzeiten einrichten, können hiermit effizient die Beitritte gesteuert werden. Als Moderator gewährt man nur denjenigen den Zutritt, welche zur Sprechzeit angemeldet waren. Der Rest wartet währenddessen im Warteraum.
• Störer ausschließen: Fällt auf, dass jemand aus der Klasse oder jemand Fremdes stört, kann diese Einstellung Abhilfe verschaffen. Zugelassen werden dann nur diejenigen, welche nicht stören. Der*die Störer*in kann den Raum nicht betreten. Sobald alle Schüler*innen beigetreten sind, kann zudem das Häkchen bei Auswahl für die Zukunft speichern gesetzt und Alle verweigern gedrückt werden. Muss ein*e Schüler*in neu beitreten, sollte man dies allerdings wieder rückgängig machen und die betreffende Person einzeln zulassen.

Wenn du diese Einstellung aktivierst, dann kann jeder, der den Raumlink und ggf. den Raumzugangscode besitzt, die Konferenz eigenständig starten. Daher sollte diese Funktion mit Bedacht gewählt werden, da so jederzeit der Raum gestartet werden kann. Dies kann folgende Auswirkungen haben:

• Finden gerade viele weitere Konferenzen statt, kann dadurch unkontrolliert die Serverlast steigen und damit die anderen Konferenzen stören.
• Ist man selbst nicht anwesend, kann hierbei Fehlverhalten nicht nachvollzogen werden.

Allerdings gibt es auch sinnvolle Anwendungsgebiete für diese Funktion:

• Ist man sich unsicher, ob man pünktlich anwesend ist, kann man vorher diese Einstellung wählen. Die Schüler*innen können die Konferenz dann bereits betreten und man kann schneller beginnen.
• Gerade bei der ersten Konferenz gibt es noch viele Unsicherheiten und technische Probleme. Mit dieser Funktion kann man einen Testraum einrichten, so dass die Schüler*innen das Beitreten und die Funktionen üben können.
• Für Fachkonferenzen kann eine Person diesen Raum einrichten. In der Zukunft muss diese sich dann nicht mehr darum kümmern, dass der Raum auch gestartet ist. So kann unabhängig von dieser Person der Raum genutzt werden.

Auf folgende Aspekte sollte man bei dieser Funktion achten:

• Wie diszipliniert sind die Teilnehmer*innen?
• Sollte der Raum dauerhaft (z.B. bei Fachkonferenzen) oder nur temporär (z.B. bei einem Testraum) diese Einstellung behalten?
• Wie ausgelastet sind die Zeiten? Gibt es viele angemeldete Konferenzen?

Auch diese Einstellung sollte nur mit Bedacht ausgewählt werden. Denn jede*r Teilnehmer*in wird dadurch automatisch zum Moderator. Als Moderator können somit alle Rechte und Einstellungen während der Konferenz verwaltet werden. Es ist damit sogar möglich der Lehrkraft die eigenen Moderatorenrechte zu entziehen.
Möchte man einem*r vertrauenswürdigen Schüler*in zur Hilfe als Moderator einstellen, dann kann dies während der Konferenz individuell zugewiesen werden.

Diese Funktion sollte also bei Konferenzen mit Schüler*innen nicht verwendet werden.

Hingegen macht diese Funktion Sinn, wenn man einen Raum für eine Fachkonferenz einstellt. So können alle Teilnehmer*innen Rechte und Einstellungen verwalten und der*die Raumersteller*in ist entlastet.

Hat man sich nun für die sinnvollen Einstellungen des Raumes entschieden, kann man eine Konferenz starten.

Zuerst wählt man dazu den gewünschten Raum aus, indem man auf seine Kachel klickt. Welcher Raum ausgewählt ist, sieht man oberhalb der Kacheln. Dort findet sich der Raumlink und darüber groß der Name des aktuell ausgewählten Raumes inklusive ein paar Informationen.

Nun kopiert man den Raumlink unterhalb der Zeile Teilnehmer einladen, indem man rechts daneben auf Kopieren drückt. Dieser Raumlink muss den Teilnehmer*innen zugesendet werden. Hat man einen Raumzugangscode eingerichtet, dann muss dieser ebenfalls mitgeschickt werden. Man kann ihn einfach herausfinden, indem man die Raumeinstellungen wieder aufruft. Der Raumlink wird zudem im öffentlichen Chat der gestarteten Konferenz angezeigt. Der Raumzugangscode nicht!

Starten kann man nun die Konferenz, indem man rechts auf die große Schaltfläche mit der Beschriftung Starten drückt.

Tipp: Teilnehmende können auch mit zwei Geräten den Raum betreten, um z.B. mit einem Gerät zu sprechen (Smartphone) und mit dem anderen Gerät die Präsentationen besser zu sehen (z.B. Laptop).